Cette politique décrit comment Ceevly (Jordan Girbon, Entreprise individuelle (raison individuelle)) collecte et traite vos données personnelles. Ceevly est un service privé établi en Suisse, soumis à la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et, pour les personnes qui résident dans l’Union européenne, au RGPD.
1. Responsable du traitement
Jordan Girbon, Geneva Business Center, Avenue des Morgines 12, 1213 Petit-Lancy, Suisse. Contact vie privée : privacy@ceevly.com.
2. Données collectées
- Identité : prénom, nom, email, photo, téléphone, date de naissance.
- Statut professionnel : permis de travail (G/B/C), nationalité, situation.
- Parcours : CV, expériences, compétences, formations, pièces justificatives et préférences de recherche.
- Suivi de candidature : annonces importées à titre privé, contacts que vous enregistrez, échanges et relances consignés, propositions salariales, notes de négociation et rendez-vous.
- Préparation : exemples de votre parcours, sources d'information sur les entreprises, analyses d'exigences et réponses aux formulaires que vous demandez. La version de votre dossier confirmée comme envoyée reste conservée dans son historique.
- Connexions facultatives Gmail ou Outlook : dossier ou libellé choisi, identifiants des messages, objet, expéditeur, date et courts extraits utiles. Vous confirmez leur rattachement à une candidature.
- Calendrier facultatif : calendrier Ceevly dédié, titre, dates, lieu ou lien de visioconférence des rendez-vous que vous confirmez.
- Comportement : interactions avec l'application (clics, scroll, durées).
- Mesure des formulaires : durée de saisie, hésitations et nombre de suppressions, sans le contenu saisi.
- Appels IA : prompts et réponses nécessaires au parsing, matching, dossier, LinkedIn et coaching entretien.
- Coach vocal : audio transmis à OpenAI pendant la séance, transcription et bilan de vos réponses.
Les connexions de messagerie et de calendrier sont facultatives et s'activent séparément. Google et Microsoft accordent une autorisation de lecture de la boîte de messagerie ; Ceevly limite ses lectures au dossier ou libellé que vous choisissez. Ce filtrage ne réduit pas les droits accordés par le fournisseur au jeton. La synchronisation est déclenchée par votre action et vérifie les 50 messages les plus récents du dossier choisi. Ceevly n'utilise pas ces connexions pour envoyer ou supprimer des emails.
Pour Google Agenda, l'autorisation porte sur les calendriers créés par l'application. Pour Outlook, les droits accordés couvrent la lecture et la modification de vos calendriers ; Ceevly utilise uniquement son calendrier dédié. Chaque inscription ou modification d'un rendez-vous demande votre confirmation ; aucun invité n'est ajouté par Ceevly. Le suivi manuel et le téléchargement de rendez-vous au format ICS restent disponibles.
3. Bases légales
L'exécution du contrat (article 6.1.b RGPD) fonde la gestion du compte, le tri à partir du CV et des préférences déclarées, la préparation du dossier, LinkedIn et le coaching demandés. Les champs requis sont indiqués dans les formulaires ; sans les informations nécessaires, la fonctionnalité concernée ne peut pas être fournie. Photo, documents supplémentaires et Coach vocal restent à votre initiative.
Votre consentement (article 6.1.a RGPD) est demandé séparément pour la personnalisation comportementale du tri, dans les paramètres du compte, et pour la mesure produit, l'enregistrement de session masqué, les captures de formulaires, le suivi des erreurs dans le navigateur et la mesure d'audience par Google Analytics, dans le panneau cookies de cet appareil. Refuser ces traitements optionnels permet toujours de rechercher des offres à partir de votre CV et de vos préférences.
L'intérêt légitime (article 6.1.f RGPD) fonde, côté serveur, l'analyse des événements de l'application (inscription, CV, offres, candidatures, abonnement et paiements), le suivi des appels d'IA, contenu compris, et les journaux techniques, nécessaires pour améliorer, exploiter et sécuriser le service. Ces données sont rattachées à votre compte (identifiant, e-mail, nom) et restent dans PostHog, sur un serveur exploité par Ceevly. À votre demande d'effacement, Ceevly les supprime aussi de PostHog.
4. Vos droits
Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou la limitation de leur traitement. La portabilité et l'opposition s'exercent dans les conditions prévues par le RGPD. Export et suppression sont disponibles dans vos paramètres. Pour toute demande, écrivez à privacy@ceevly.com.
Nous répondons en principe sous un mois. Si la complexité ou le nombre des demandes impose une prolongation, nous vous en informons dans ce premier mois, avec les motifs ; la prolongation ne peut dépasser deux mois supplémentaires. Vous pouvez introduire une réclamation auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT). Si vous résidez en France, vous pouvez aussi saisir la CNIL.
Le consentement aux traitements optionnels se retire à tout moment dans les paramètres de confidentialité ou le panneau cookies. Le retrait ne remet pas en cause la licéité des traitements effectués avant ce retrait et ne bloque pas les fonctionnalités essentielles.
5. Sous-traitants
Liste complète : /legal/dpa.
Lorsque vous choisissez de connecter un compte disponible, Google ou Microsoft reçoit les demandes d'accès nécessaires à cette connexion et, pour le calendrier, les informations du rendez-vous que vous confirmez. Les autorisations demandées sont décrites par les fournisseurs : Gmail, Google Agenda et Microsoft Graph. Cette description des fonctions ne constitue pas une garantie de région de traitement ni de conditions contractuelles particulières chez ces fournisseurs.
6. Conservation
Votre profil, vos CV, vos documents, vos candidatures et vos préparations restent disponibles pendant la relation contractuelle. Lorsque vous demandez la suppression du compte, son accès est suspendu immédiatement et l'effacement définitif est programmé après un délai de 30 jours. Pendant ce délai, vous pouvez annuler la demande. Dans le forum, vos titres et messages sont effacés et remplacés par une mention de suppression. La structure des discussions et les réponses des autres membres restent disponibles. Vos réactions et signalements sont supprimés. Le lien de téléchargement d'un export de données est valable 24 heures.
La déconnexion d'un compte externe arrête les synchronisations et supprime les jetons d'accès stockés par Ceevly. Elle ne supprime pas automatiquement les informations déjà importées. Vous pouvez supprimer les extraits importés depuis les paramètres de connexion. Les extraits liés à une candidature sont purgés après 90 jours d'inactivité de celle-ci ; les extraits non rattachés sont purgés 90 jours après leur import. Le fait qu'une réponse a été reçue reste enregistré, afin de ne pas reprendre les relances. Vos notes et documents volontairement enregistrés restent disponibles avec leur provenance ; la disparition d'un extrait ne les réécrit pas. Ce délai de 90 jours est une règle de conservation du service.
Une suspension du compte ou une demande de suppression déconnecte aussi les comptes externes. Une réactivation ne recrée pas leurs accès : une nouvelle connexion volontaire est nécessaire. L'export inclut les données de suivi, les contacts privés, les salaires, les préparations et les rendez-vous, sans exposer les jetons d'accès. À l'effacement du compte, les montants globaux consommés pour les analyses restent conservés ; leur référence à votre compte est retirée.
Pour appliquer « un essai par personne » et « une Rétractation par personne », Ceevly conserve après l'effacement du compte l'empreinte de carte et une clé contenant le prénom et le nom normalisés en clair. Pour l'essai, restent aussi le Code d'essai, ses dates et l'identifiant d'abonnement Stripe. Le lien vers le compte supprimé est retiré de ces traces.
7. IA
Le tri compare les informations de votre CV et vos préférences aux offres : compétences, métier, expérience, langues et formation. Les filtres de recherche affinent les résultats. Si vous autorisez la personnalisation comportementale, vos interactions contribuent aussi au tri. Le score est une aide à la recherche, pas une décision d'embauche ; le recruteur prend ses propres décisions. Vous pouvez corriger votre profil, changer vos préférences et consulter l'explication du score.
Les analyses approfondies des exigences, les recherches sur une entreprise et la préparation des réponses aux formulaires sont lancées à votre demande. Elles peuvent utiliser votre profil, les exemples de parcours que vous avez confirmés, l'annonce et les sources que vous avez retenues. Une analyse existante peut être réutilisée tant que ses données sources sont inchangées. Corriger votre profil peut nécessiter une nouvelle analyse ; les documents déjà envoyés ne sont pas réécrits automatiquement.
Vous choisissez les offres auxquelles postuler. Ceevly n'envoie pas de candidature sans votre accord. Les textes et conseils générés peuvent contenir des erreurs : vérifiez-les avant de les utiliser. Le Coach vocal transmet votre audio directement à OpenAI pendant la séance ; Ceevly conserve la transcription et le bilan, sans enregistrer le flux audio dans son stockage. Vous pouvez arrêter la séance à tout moment.
8. Newsletter et emails d’information
S’inscrire à la newsletter ne crée pas de compte. Ceevly enregistre :
- votre adresse email ;
- les dates d’inscription, d’envoi du dernier email de confirmation, de confirmation, de désinscription et de dernière modification ;
- le formulaire d’origine, en haut ou en bas de la page ;
- la version du texte de consentement que vous avez accepté.
Votre adresse IP n’est pas enregistrée avec votre inscription. Pour limiter les abus, elle sert seulement de clé à un compteur de tentatives conservé une heure ; l’adresse email saisie a son propre compteur, conservé aussi une heure.
Ces données servent à vous envoyer la newsletter et les informations du lancement de Ceevly, dont votre invitation à l’accès anticipé. Elles reposent sur votre consentement (article 6.1.a RGPD), donné par l’inscription puis par la confirmation : tant que vous n’avez pas ouvert le lien de l’email de confirmation, valable 7 jours, et confirmé sur la page qui s’ouvre, aucune édition ne vous est envoyée. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment (article 7.3 RGPD), par le lien de désinscription ou à privacy@ceevly.com. Le retrait ne remet pas en cause la licéité des envois faits avant lui.
L’email de confirmation est acheminé par Resend, l’un des sous-traitants de la liste /legal/dpa.
Tant que vous êtes inscrit, votre adresse sert à vous envoyer la newsletter. Après une désinscription, elle reste enregistrée, marquée comme désinscrite, ne reçoit plus d’édition et est effacée sur demande : écrivez à l’adresse ci-dessus (voir la section 4). Une inscription qui n’est pas confirmée est supprimée 30 jours après l’envoi du dernier email de confirmation, ou après l’inscription si aucun email n’est parti.
Si vous avez un compte, vous recevez la newsletter et les emails d’information de Ceevly seulement si vous l’avez accepté, par la case facultative du formulaire d’inscription ou dans les réglages email de votre compte. Cet envoi repose sur votre consentement (article 6.1.a RGPD). Ceevly en garde la trace : la date de votre accord ou de son retrait, la version du texte accepté, une empreinte de votre adresse IP et le navigateur utilisé.
Pour choisir qui reçoit quel message, Ceevly peut regrouper les destinataires par étiquettes : « client », « ancien client » ou « prospect », selon que votre compte a, a eu ou n’a jamais eu d’abonnement (une adresse sans compte est « prospect »), et d’autres étiquettes, créées par Ceevly et attribuées à la main.
Ces emails sont acheminés par Resend. Pour chaque envoi, Ceevly enregistre l’adresse du destinataire, la date d’envoi et, lorsque Resend les signale, la remise, l’ouverture, un clic sur un lien, un rejet par votre messagerie ou un signalement comme indésirable. Après un rejet définitif ou un signalement, votre adresse ne reçoit plus ces emails.
Vous pouvez retirer votre accord à tout moment (article 7.3 RGPD) : par le lien de désinscription présent dans chaque email, en éteignant « Newsletter et informations Ceevly » dans vos réglages, ou en écrivant à privacy@ceevly.com. À la suppression de votre compte, vos étiquettes, votre place dans les envois automatiques et le journal de vos envois sont effacés. Une adresse écartée après un rejet définitif ou un signalement reste enregistrée pour ne plus être contactée.
9. Mesure de l’ouverture et des clics dans nos emails
Cette mesure concerne tous les emails de Ceevly envoyés depuis ceevly.com : emails de connexion et de notification, newsletter et emails d’information.
Chaque email contient une petite image invisible. Quand votre messagerie la charge, Resend le signale à Ceevly : c’est ce qui indique qu’un email a été ouvert. Les liens de l’email passent d’abord par links.ceevly.com, puis vous mènent à la page visée. Quand vous cliquez, Resend le signale à Ceevly. Ceevly ne voit pas ce que vous faites ensuite sur la page.
L’envoi et cette mesure sont assurés par Resend, notre sous-traitant (voir /legal/dpa). Ceevly envoie ses emails depuis la région Irlande (eu-west-1) de Resend.
Ceevly s’en sert pour savoir si ses emails arrivent et s’ils intéressent, pour améliorer ses envois et pour ne plus écrire aux adresses en échec. Ces informations sont rattachées à l’envoi concerné et à votre adresse. Les dates d’ouverture et de clic sont effacées 13 mois après l’envoi. Le reste du journal de vos envois (envoi, remise, rejet, signalement, désinscription) est effacé à la suppression de votre compte (voir la section 8).
Pour la newsletter et les emails d’information, vous pouvez vous désinscrire par le lien en bas de chaque email ou dans vos réglages email : vous ne recevez plus ces emails, donc plus aucune mesure. Les emails indispensables au service, comme un lien de connexion, continuent d’être envoyés tant que vous avez un compte. Pour empêcher la mesure d’ouverture, vous pouvez aussi bloquer le chargement des images dans votre messagerie. Les clics, eux, sont comptés dès que vous suivez un lien de l’email.